Welkom bij RTL Nieuws! Hier vind je voortaan al jouw RTL Z nieuws, actuele beurskoersen, nieuwsuitzendingen en meer.

Heb je nog vragen? Check onze FAQ.

×
Tech

Waarom kolossale ict-projecten zo moeilijk te beheersen zijn

19 februari 2020 06:10 Aangepast: 19 februari 2020 09:08
Voor staatssecretaris Barbara Visser van Defensie dreigt een miljardenstrop.

Een zeer groot it-project bij Defensie dreigt te mislukken, nog voor het goed en wel van de grond komt. Het is niet voor het eerst: vaak duren projecten langer, pakken ze duurder uit en is men achteraf toch niet helemaal tevreden. Slecht nieuws: een oplossing ligt niet direct binnen handbereik, al zijn er wel handvatten voor organisaties.

Gisteren kwam naar buiten dat een cruciaal technologieproject van Defensie tijdelijk is opgeschort. Ook hangen er claims boven het hoofd van het ministerie. Als het techproject van Defensie daadwerkelijk mislukt, zou dat een enorme klap betekenen voor de overheid. Het is een megaproject, wat bedoeld is om de hele organisatie om te vormen.

"We willen steeds de Toren van Babel bouwen, die tot aan de hemel reikt", zegt hoogleraar ict aan de TU Delft Marijn Janssen. En daar gaat het mis. "Dan moet je heel veel dingen tegelijk bouwen, heel veel mensen managen. Het wordt extreem complex, omdat iedereen een ander stukje doet."

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

'IBM dreigt Defensie met miljoenenclaim om aanbesteding it-project'

Strop na strop

Het Defensie-systeem wordt overigens nog niet gebouwd, het gaat al mis bij de aanbesteding. Het is niet voor het eerst dat de overheid in de problemen komt met een ict-project. Nog geen jaar geleden werd de stekker uit de ontwikkeling van een systeem van de NVWA getrokken. Dat zou 36 miljoen euro kosten, maar het budget werd opgeschroefd naar 96 miljoen euro.

Al snel was duidelijk dat het project nooit naar tevredenheid afgerond zou worden. Bij 65 miljoen euro stopte de ontwikkeling. Dat gebeurde ook bij het ict-project om een nieuw bevolkingsregister te maken. De overheid wilde te veel toeters en bellen en gevreesd werd voor een extra strop van bijna 250 miljoen euro om het af te maken, nadat er al tientallen miljoenen in waren gestoken. 

Verder in het moeras

In 2014 leidde het mislukken van projecten als de ov-chipkaart, alarmsysteem C2000 en het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) tot een parlementair onderzoek. Daaruit bleek dat de Rijksoverheid haar projecten niet onder controle heeft, en dat ambities niet waargemaakt worden.

"Vaak is het zo dat er op enig moment al tientallen miljoenen geïnvesteerd zijn", zegt Janssen. "Ja, dan denkt men: als we nu nog vijf miljoen erin stoppen, dan hoeven we het systeem niet weg te gooien." Slecht nieuws: meestal zakt een project dan verder in een moeras.

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Nieuw ict-fiasco bij overheid: project bij NVWA tientallen miljoenen duurder

'Inschattingen zijn slecht'

Ongeveer 40 procent van de grotere it-projecten die worden uitbesteed faalt, zo bleek in 2016 uit onderzoek van de Vrije Universiteit Amsterdam. Een van de onderzoekers, hoogleraar informatica Chris Verhoef, vertelt dat falen bij dit soort deals vrijwel altijd aan een aantal specifieke factoren is toe te schrijven.

Binnen budget en deadline blijven zijn geen succesbepalende factoren, zegt Verhoef. Ze zijn wel belangrijk om in de gaten te houden, maar als je alleen maar naar budget en deadlines kijkt, meet je alleen maar de kwaliteit van je eerste inschatting. "En die is meestal slecht", zegt Verhoef. 

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

ICT-project RVO ontspoord, dik 20 miljoen euro duurder dan gedacht

Verhoef onderzocht met collega's dertig van deze uitbesteedde it-projecten bij onder meer Nederlandse ministeries, banken, gemeenten, provincies en verzekeraars. Zij keken in hoeveel gevallen een project als geslaagd beschouwd kon worden, en welke factoren er van belang waren als dat niet lukte.

Een van die factoren is demand management: een planningsmethode waarmee wordt vastgelegd welke diensten er nodig zijn. Verhoef vergelijkt het met een nieuwe keuken laten inbouwen. "Je gaat eens naar de keukenboer, kijkt naar wat kastjes en een kraan, en komt uit op een euro of 6.000. Maar als de keuken er eenmaal staat, is door al je wensen de kans groter dat je ver boven dat bedrag bent uitgekomen."

Wat moet wanneer gebeuren?

Volgens Verhoef moet je exact weten hoe de keuken eruit moet gaan zien. "Demand management is extreem belangrijk. De klant moet duidelijk zijn: wat moet er waarom gebeuren en in welke volgorde? Als je de keuken als voorbeeld neemt: hoe duidelijker je bent over hoe je keuken eruit moet zien, hoe groter de kans dat je achteraf tevreden bent."

Daarbij merkt hoogleraar Janssen op dat overheden nogal eens last hebben van scope creep. "Ze laten zich verleiden om een project steeds groter te maken en willen te veel in een keer. Vaak begint het als ict-project, maar wordt het op termijn een organisatieveranderingsproject. En daar kom je dan onderweg pas achter. Dat is heel link."

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Foutje van de fiscus: project van 84 miljoen niet doorgegeven aan minister

Stop voor verspilling begint

Verhoef ziet dat het dan mis kan gaan aan de leverancierskant. "Ook als je als klant heel duidelijk bent. Als leverancier van een softwareproduct zet je heel veel mensen aan het werk voor kleine onderdelen. Als die niet communiceren, wordt het een zootje." 

Daarbij merkt Verhoef op dat - in de vergelijking - de tegelzetter en de loodgieter niet met elkaar moeten praten. "Het is de taak van de hoofdaannemer om te coördineren dat de loodgieter eerder komt dan de tegelzetter, zodat de leidingen mooi achter de tegels zitten."

Veel factoren zorgen voor hogere rekening

Daar sta je dan, in je opengebroken keuken. En wat is dan het slimste, als een ict-project over datum en over budget is? "Als het niet lukt, moet je gewoon durven stoppen", zegt Janssen. "Voor je heel veel geld hebt verspild."

Maar ook daarbij merkt Verhoef op dat er veel factoren zijn die een rekening hoger kunnen laten uitvallen. "Stel dat je twee keer zo lang bezig bent en het is twee keer zo duur, maar het eindresultaat levert veel meer op. Is het dan gefaald? Natuurlijk niet”, zegt hij. "Maar als je iets vraagt aan een ontwikkelaar terwijl je iets heel anders wil hebben, dan gaat het wel fout." 

Vier manieren om geld uit te geven

Er zijn volgens Verhoef twee mogelijkheden die vaak voorkomen en zorgen dat een project veel duurder uitvalt. "De vraagstelling kan goed zijn, maar de schatting van de leverancier is erg slecht. Of de leverancier weet prima wat het gaat kosten, maar wil een contract winnen en gaat lager zitten in de prijs. Dan zie je onderweg wel hoe je toch nog hoger uitkomt." 

"Daarnaast komen er onderweg nog meer vragen bij", zegt Verhoef. Hij verwijst naar een theorie van econoom Milton Friedman, die stelt dat er vier manieren zijn van geld uitgeven. "Als je geld van jezelf aan jezelf uitgeeft ben je er kritisch op, maar wie geld van een ander uit moet geven aan een ander, doet dat een stuk makkelijker." 

The 4 Ways to Spend Money by Milton Friedman

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore