Sms'jes van premier Mark Rutte werden jarenlang niet goed gearchiveerd door zijn ministerie van Algemene Zaken. Dat staat in een kritisch rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Het gebeurde niet altijd volgens de Archiefwet en leidde ook tot gegevensverlies.
De Inspectie begon een onderzoek nadat in een rechtszaak over overheidsdocumenten in coronatijd aan het licht was gekomen dat Rutte zelf volop sms'jes verwijderde.
Geest en letter
In een spoeddebat over die onthulling in mei, zei Rutte aan de letter van de wet te voldoen.
De premier had in die tijd nog een simpele Nokia en klaagde dat de telefoon langzaam en onoverzichtelijk werd als hij sms'jes erop liet staan. Rutte legde in een debat in de Kamer uit dat hij zelf sms'jes verwijdert, en berichten doorstuurt naar ambtenaren als deze berichten moesten worden opgeslagen.
Selectief
Veel partijen reageerden verontwaardigd op deze 'selectieve' manier van archiveren. Rutte reageerde fel, en verdedigde de werkwijze.
In haar rapport concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed dat Rutte sms'jes 'vrijwel altijd' doorstuurt naar een ambtenaar, verzonden chatberichten niet altijd.
Bij de keuze welke sms-berichten vervolgens worden opgeslagen handelden Rutte en zijn ambtenaren niet altijd via de archiefwet, was de conclusie. Dit kwam enerzijds doordat Rutte niet alle sms-berichten doorstuurde, en anderzijds omdat zijn ambtenaren 'een te strenge selectie' maakten.
Nog niet beter
Bij het doorsturen van chatberichten is niet meer te zien wanneer zo'n bericht is ontvangen. Soms worden screenshots opgeslagen, waarbij ook informatie verloren gaat. Ruttes ministerie heeft nog geen betere werkwijze, en zal volgens de Inspectie betere afspraken moeten maken.
Hoe vaak chatberichten niet zijn opgeslagen, terwijl dat wel had gemoeten volgens de wet, kan de Inspectie niet nagaan. "Veel chatberichten zijn immers gewist."
De problemen op het ministerie van Algemene Zaken op het gebied van archivering zijn breder, zegt de Inspectie. Het departement voldoet niet aan alle randvoorwaarden voor goede archivering. Twee belangrijke functies voor informatiehuishouding zijn niet gevuld. Willekeur dreigt bovendien omdat een 'overkoepelende visie' ontbreekt.
Daarnaast moet er meer duidelijkheid komen over de regels rond archivering, vindt de Inspectie. Het kabinet moet de rijksbrede instructie aanpakken, en het moet duidelijker worden wat onder de archiefwet valt.
