Opruimcoach Galit

Eerste Hulp Bij Opruimen: een digitaal archief aanmaken

13 april 2021 21:02 Aangepast: 20 april 2021 23:05

Word je ook zo gek van al die bonnetjes, rekeningen en documenten? Opruimcoach Galit laat zien hoe je je administratie online kunt ordenen, zodat je al die losse papieren niet meer nodig hebt.

De vorige keer liet Galit al zien hoe je makkelijk je papieren administratie ordent. Vandaag gaat ze nog een stapje verder en laat ze zien dat je een groot deel van die papieren administratie eigenlijk helemaal niet nodig hebt.

Papieren verzamelen

Verzamel alle losse papieren die je hebt. Spullen van werk, de bank, je huis, de school van je kinderen, noem maar op. Zoek op alle mogelijke plekken en leg daarna alles op één grote stapel.

Als je alles hebt verzameld, kun je ervoor kiezen om twee stapels te maken: één recente stapel met alle documenten na 1 januari en één stapel met alle documenten die voor 1 januari binnenkwamen.

Digitale mappenstructuur 

Als je de stapels hebt gesorteerd, is het tijd om een overzichtelijke mappenstructuur aan te make op je computer. Dit doe je door eerst een aantal mappen te maken met hoofdonderwerpen.

Binnen die mappen maak je weer nieuwe submappen, zodat je voor elk document straks een passende bestemming hebt.

Tip: maak het niet te ingewikkeld, zodat je dingen makkelijk kunt wegzetten en ze even makkelijk weer kunt terugvinden. Soms is het ook handig om submappen met jaartallen aan te maken.

Papieren digitaliseren

Nu de mappenstructuur staat, kun je je documenten toevoegen. Dit kun je doen door de documenten te scannen met een scanner, maar nog makkelijker is het om dit met je telefoon te doen. Er zijn verschillende gratis scan-apps te verkrijgen in de appstore van jouw telefoon.

Open de app, pak het bovenste document van de stapel en scan deze. Met één druk op de knop mail je het document naar jezelf. 

Leg het document weg en ga door naar de volgende. Werk zo de hele stapel af. 

Als alle scans in je mailbox zitten, open je ze één voor één en sla je ze op in de mappen die daarvoor bestemd zijn.

Let op: geef de ingescande documenten een goede naam en vermeld ook de datum, zodat je ze altijd makkelijk weer terugvindt!

Weggooien

Heb je alle documenten opgeslagen in je digitale archief? Dan kunnen de papieren in principe weg. In principe, want soms is het wel handig om jaaropgaven, contracten en overeenkomsten nog even te bewaren - al kun je die tegenwoordig ook vaak terugvinden in digitale accounts.

Steeds meer bedrijven hebben een online portaal waarin je betalingsgegevens, facturen en andere belangrijke informatie en documenten kunt terugvinden en downloaden. Zo heb je je administratie altijd bij elkaar op 1 plek. Handig!

Voorbeeld van een portaal Voorbeeld van een portaal

Wil je meer uitleg en beeld bij bovenstaande tips? Kijk dan aflevering 42  terug op Videoland!

Dit is een artikel van

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore