Opruimen & ordenen

Eerste Hulp Bij Opruimen: je administratie ordenen

16 maart 2021 13:57 Aangepast: 30 maart 2021 15:28

Verfrommelde bonnetjes, oude rekeningen en ongeopende brieven. Logisch dat je nooit iets kunt vinden als je het nodig hebt. Ben jij ook altijd alles kwijt? Dan is het de hoogste tijd om een systeem aan te brengen in je administratie. Galit legt uit hoe je dit het beste aanpakt.

Galit geeft mensen tips om efficiënt op te ruimen en om structuur aan te brengen in bepaalde ruimtes en hoeken. Vandaag vertelt ze hoe je een rommelige werkkamer ordent, waarbij ze focust op je favoriete klusje: de administratie.

Ze begint met het bureau, waar veel rommel op ligt. "Het belangrijkste is ruimte maken. Hoe meer dingen er liggen, hoe sneller je afgeleid raakt. Haal alles weg dat niet essentieel is. Dat is meer dan je denkt!"

Volgens Galit zijn de enige dingen die je eigenlijk écht nodig hebt, voorwerpen als je laptop, pennen, papier, een schaar en een perforator.

Kast opruimen

Als je alle overbodige troep van je bureau hebt verwijderd, moet deze natuurlijk een plekje krijgen. De stapels papierwerk kun je goed opbergen in een kast. Het is handig om één kast te hebben waarin je al je administratie opbergt. 

Hoe ruim je zo'n kast dan op? Begin van bovenaf en haal alles uit de kast. Is iets losse administratie? Verzamel het dan op één grote stapel. Straks laat Galit je zien hoe je dat dan weer onderverdeelt in een geordend systeem.

Zet dezelfde mappen en boekjes bij elkaar en verwijder 'losse rommeltjes'. Stop ze niet allemaal in een bak, maar verwijder ze uit je werkkamer of doe ze in een bak die je kunt afdekken.

Archieven aanmaken

Zodra je de kast helemaal leeg hebt gehaald - en al het papierwerk op één stapel ligt - is het tijd om je administratie te ordenen. Maak twee archieven aan: een werkarchief en een bewaararchief.

Het werkarchief wordt dynamisch, dus zorg dat je hier bakken gebruikt waar je eenvoudig papieren in kunt doen en uit kunt halen. Het bewaararchief wordt statisch, dus hier kun je ringbandmappen voor gebruiken.

Label de bakken en mappen met overzichtelijke categorieën, zodat je altijd weet wat erin zit. Het werkarchief gebruik je voor post die binnenkomt, waarvan je niet meteen weet wat je ermee moet doen. 

Werkarchief Werkarchief
Bewaararchief Bewaararchief

Het bewaararchief

In het bewaararchief stop je alle documenten die je voor langere tijd wilt bewaren. Zet de mappen naast elkaar en pak de stapel met papierwerk erbij. Begin bovenaan de stapel en bepaal bij welke categorie een bepaald document hoort. Leg het document dan voor de desbetreffende bak en werk de hele stapel af.

Verzekeringen? Die gaan bij 'verzekering'. Bouwvergunning? Die leg je bij 'huis'. Enzovoorts. Kom je een geopende envelop tegen? Gooi die dan direct weg en gebruik 'm niet als kladblok: daar heb je tegenwoordig kladblokken voor.

Digitale mappenstructuur

Omdat we tegenwoordig steeds meer digitale accounts hebben, wordt de inkomst van papierwerk ook steeds minder - en digitale documenten juist meer. Het is daarom verstandig om alle online documenten ook netjes op te bergen. Hiervoor kun je gewoon dezelfde mappenstructuur aanhouden.

Tip: is het mogelijk om je documenten digitaal te ontvangen? Maak daar dan gebruik van! Soms moet je dit eerst zelf aangeven op een website. Vergeet dit niet, want het is beter voor het milieu en geeft daarnaast veel meer overzicht.

Wil je meer uitleg en beeld bij bovenstaande tips? Kijk dan aflevering 22 terug op Videoland!

Dit is een artikel van

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore