Etiquette

De vijf spelregels... van een out-of-officebericht

24 juli 2020 10:37 Aangepast: 24 juli 2020 12:09

Het wemelt van de ongeschreven regels in het leven. Wetmatigheden die niemand je vertelt, maar waar iedereen een mening over lijkt te hebben. In deze rubriek nemen we iedere week een situatie of gelegenheid onder de loep: hoe hoort het daar eigenlijk? Deze week: de vijf spelregels van een afwezigheidsmelding.

De situatie

Je to-do-lijstjes zijn afgevinkt, je bureau voldoet eindelijk weer eens aan de clean-desk-norm en je hebt al minstens vijf collega’s verteld dat je - al dan niet met mondkap - morgen in het vliegtuig zit naar Griekenland. Het enige klusje dat je nog rest is het instellen van je out-of-officebericht. Maar moet ‘ie nou kort? Lang? Jolig of zakelijk? Kantooretiquette-expert Lilian Woltering van Omgangsvormen.com legt ons haarfijn uit wat de mores zijn.

De spelregels

1. Doe maar niet 

Zelf doet ze er niet aan, zo’n afwezigheidsmelding. Lilian Woltering: “Stel ‘m alleen in als het echt een functie heeft. Als zzp’er lees ik het hele jaar door mijn mail. Als je gewoon bereikbaar kan zijn, moet je dat gewoon doen. Zorg liever dat je je werk zodanig overgedragen hebt, dat mensen je niet hoeven mailen. Hoef je ook geen bak van 200 cc’s weg te werken na twee weken op het strand.” 

2. Reik een hand

Kun je er dan toch niet omheen, doe dan vooral een beetje lief, vindt Woltering. “Een boodschap als ‘ik ben op vakantie tot dan en ik lees mijn mail niet,’ is onhandig. Dit komt hard over. Eigenlijk zeg je namelijk: ‘ik ben er niet voor jou.’ Daarmee laat je de mailer met zijn probleem zitten. Beter is het om duidelijk te zeggen wat iemand moet doen. Begin met een bedankje voor het bericht en zeg dan vervolgens welke waarnemende collega iemand kan contacten, of vanaf welke datum iemand opnieuw kan mailen. Of zet je 06-nummer erbij, zodat iemand je kan appen als het echt bloedspoed heeft. Realiseer je dat je altijd een commerciële rol hebt, ook voor interne klanten. Door duidelijk te verwijzen, laat je een mailer niet zitten.” 

 

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook

De vijf spelregels… van begroeten

3. Niet zo blits met je billen

De toon maakt daarbij duidelijk de muziek, weet Woltering. Een afwezigheidmelding kun je zien als een digitale secretaresse. Het is van belang om niet te bot, maar ook niet te blij te toeteren. “Iemand die jou mailt is zelf aan het werk en heeft een probleem, dus doe niet te blits met een out-of-office waarin je schrijft dat je met je billen op het strand van Belize uitblaast. Vakantie benoemen volstaat. Houd het zakelijk, maar wel hartelijk.” Ook not done: “Schrijven dat je geniet van je welverdiende rust. Daarmee lijkt het net alsof je ploetert voor de kost. Niet zo charmant.” 

 

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook

De 5 spelregels van... brieven schrijven

4. Maatwerk werkt 

Aandacht maakt alles mooier, en dat geldt ook voor je out-of-officebericht. “Ga er even voor zitten en maak ‘m de moeite waard. Zorg dat de datum klopt, de verwijzing en dat de zorg en aandacht ervan af spat. En kijk ook even goed naar je instellingen. Zet ‘m bijvoorbeeld alleen aan voor externe mailers. Je collega’s zitten echt niet te wachten op 20 vakantiemeldingen in de de weken dat jij weg bent.”

5. Laat ‘m voor je werken 

Slimmerds zetten een afwezigheidsmelding schaamteloos in als marketingtool. Je kunt er bijvoorbeeld een mini-mail van maken, waarin je de mailer attent maakt op het aanmelden voor een nieuwsbrief of het verschijnen van een nieuw product of dienst binnenkort. Doe je toch nog zaken vanuit het zwembad. 

 

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore