Geld en Werk

Zo voer je een slechtnieuwsgesprek

29 december 2016 06:23 Aangepast: 29 juli 2017 09:00
Beeld © ANP

Een slechtnieuwsgesprek voeren vindt niemand leuk. En om het nog iets erger te maken: zo’n conversatie verloopt ook niet altijd even vlotjes. Zakelijk mediator Paula Boshouwers van ReulingSchutte legt uit hoe je dat voorkomt.

De crux zit hem vooral de manier van communiceren, vertelt ze. "Mensen zijn niet altijd duidelijk genoeg. Ze denken van wel, maar dat is niet zo." Het gevolg: mensen herkennen hints die vroeg in het traject gegeven worden niet en reageren verbaasd, achterdochtig of boos als er (voor hun gevoel) 'ineens' ingrijpende veranderingen plaatsvinden zoals een verbetertraject op het werk of een beleidsverandering.

De reden dat slechtnieuwsgesprekken, hoe klein ook, moeilijk zijn om te voeren ligt aan twee zaken, zegt ze. "Het is niet alleen moeilijk om slecht nieuws te brengen, maar het is ook om het te ontvangen. Zorg er dus voor dat je duidelijk bent en controleer of de boodschap ook aankomt bij iemand."

'Mensen willen gezien en begrepen worden'

'Duidelijk zijn' is geen uitnodiging om iemand een stellige e-mail te sturen. "Moeilijke gesprekken moet je altijd face to face doen. Het gaat niet alleen over de woorden die je verstuurt, maar vooral over hoe iemand daarop reageert. Zelfs als iemand niets zegt, zie je aan zijn of haar lichaamshouding al veel."

We willen gezien en begrepen worden, vertelt ze. Het helpt daarom om door te vragen over de zaken die je signaleert. Laat aan de ander merken dat je betrokken bent. Vraag bijvoorbeeld: 'Je zegt niets, het lijkt alsof je het moeilijk vindt'. Of: 'Wat denk je nu?'.

'Wees duidelijk'

Doe je dat niet goed, dan de situatie onbedoeld uit de hand lopen en er een vertrouwensbreuk ontstaan, zegt Boshouwers. 

"Als mensen informatie krijgen die ze niet begrijpen, kunnen ze die ontkennen. 'Hij bedoelt het vast niet zo', denken ze dan bijvoorbeeld. Anderen gaan informatie achterhalen om de boodschap toch te begrijpen. En sommigen creëren een complot zodat ze het voor zichzelf willen begrijpen: 'er worden spelletjes gespeeld'", zegt ze.

Controleer of je boodschap aankomt

Het is erg lastig om in dat geval alle neuzen dezelfde kant weer op te krijgen. "Je zit met beelden die niet kloppen, terwijl ze voor de ander wel waarheid zijn. Mensen maken aannames en hersenen zoeken daarna informatie om deze te bevestigen. Het kan zijn dat de ander daarnaast nog een hele hoop andere informatie vertelt, maar dat wordt in dat geval niet opgepikt."

Als mediator toetst ze daarom constant of de beweringen die beide van elkaar hebben wel kloppen. "Zo kan je aan de andere partij vragen wat er gezegd is. Mensen benoemen vaak de onderstroom. Vaak klopt dat, maar soms ook niet. In dat geval kan de ander het uitleggen en zo check je de fouten die kunnen ontstaan in de overdracht."

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore