'Fraudeurs zijn vaak al langere tijd in dienst'

Het verhaal over de hoofdcassière die vandaag voor de rechter stond, is een uitzonderlijk geval. Niet elke werknemer steelt voor tienduizenden euro's. Toch is de impact van diefstal enorm, al gaat het maar om een paar Snickers, zeggen Piet van Gelder en Bregje De Lannoy-Walenkamp van Fact Finding, een bureau dat training in fraudebestrijding geeft aan middelgrote bedrijven.

Het vertrouwen is geschaad. "Op het moment dat er iets gestolen wordt, ga je naar elkaar zitten kijken", zegt Van Gelder. "Je moet je personeelsleden vertrouwen, anders kan je niet met ze samenwerken. Dat vertrouwen is ook je grootste risico."

'Fraudeurs zijn vaak al langere tijd in dienst'

"Mensen die fraude plegen, zijn vaak al langere tijd in dienst. Het zijn de mensen waarop leidinggevenden al heel lang leunen en waarvan ze het minst verwachten dat zij hun vertrouwen beschamen", zegt De Lannoy-Walenkamp.

"Als dat toch gebeurt hebben mensen het gevoel van: 'verdorie nog aan toe, uitgerekend hij of zij belazert me!'" Daarnaast vinden mensen het moeilijk om er open over te zijn, zegt ze. "Ze zijn bang voor reputatieschade, dat mensen denken dat je die sukkel bent die erin is getrapt. Maar het komt altijd naar buiten. Je kunt het dan maar beter gecontroleerd bekend maken."

'Bouw controlemechanismes in'

Gelegenheid maakt de dief, benadrukt Van Gelder. Als voorbeeld noemt hij een restaurant waar wegens bezuinigingen zelfscankassa's werden ingevoerd. "Op een gegeven moment zag je de dervingscijfers omhoog gaan. Later hadden ze bedacht dat er at random een bel zou gaan, waarna het dienblad van de klant gecontroleerd werd. Toen daalde het cijfer al. Nu zien we de dames achter de kassa's toch weer terugkomen. Ze nemen de extra kosten voor lief, omdat het anders teveel geld kost. Kennelijk kunnen we het niet aan om zelfstandig af te rekenen. Hetzelfde geldt voor een hoofdcaissière die het geld in de kassa's telt."

Zorg daarom dat je controles inbouwt, zegt hij. "Wees daar ook heel duidelijk over met je personeel. Als je dat goed introduceert, uitlegt waarom en van tevoren met elkaar doorspreekt is het geen probleem." 

'Zoek eerst naar de feiten als je denkt dat er gestolen wordt'

Wie een werknemer verdenkt van diefstal, kan daar emotioneel erg door geraakt worden. "Iemand heeft het vertrouwen geschonden en dan ligt het voor de hand dat je daar erg boos over wordt. Pas op dat je niet vanuit dat gevoel onderzoek gaat doen", waarschuwt Van Gelder. "Kijk niet met een tunnelvisie naar zaken die in het nadeel zijn van een werknemer. Blijf met een open blik naar het probleem kijken, want zaken kunnen anders liggen dan je dacht."

Ga daarom op zoek naar de feiten, zegt hij. "Als je merkt dat er iets weg is, kijk dan eerst je administratie na. Wat heb ik ingekocht en wat is er weg? Het kan bijvoorbeeld ook dat er een fout is gemaakt door het kassasysteem. Zoek eerst je administratie heel goed uit, voordat je stappen gaat zetten. Ga terug naar de basis, naar de feiten."

Observeer daarna of je gedachten kloppen. "Slimme kassa's leggen heel veel vast, in combinatie met de camera en de voorraad kan je veel links leggen. Kijk altijd naar de feiten. Klopt het dat iedere keer het voorraadverschil optreedt als meneer of mevrouw X dienst heeft?", zegt hij.

'Confronteer de werknemer met je bevindingen'

Stel dat je alle informatie bij elkaar hebt gesprokkeld. En de feiten wijzen heel duidelijk naar één persoon: moet je dan de politie bellen? "Je kunt ook eerst de werknemer zelf aanspreken, al is de politie daar niet altijd blij mee. Het voordeel is wel dat je de regie in dat geval niet kwijtraakt. Je moet echter wel goed over nadenken", zegt Van Gelder. Daarnaast is het noodzakelijk om aangifte te doen om een werknemer te laten registreren in het waarschuwingsregister. "Dat is van groot belang."