Van onze partner Online Seminar

Van fysiek naar virtueel event: hoe dan?

14 mei 2020 15:52 Aangepast: 14 mei 2020 16:30

Grote evenementen en bijeenkomsten zijn door het coronavirus de komende maanden nog niet toegestaan. Een virtueel of digitaal event is een voor de hand liggend alternatief. Maar hoe pak je dat aan?

Vanaf 1 juni mag de horeca weer een voorzichtige start maken, nog een maand later de campings en 1 september zijn de sportscholen aan de beurt. Maar voor (grote) evenementen is er nog weinig perspectief, die moeten wachten tot er een vaccin tegen Covid-19 gevonden is.

Terwijl in contact blijven met klanten, relaties en werknemers nu belangrijker dan ooit is. En nieuwe producten of jaarcijfers moeten toch gepresenteerd worden. Een virtueel of digitaal event kan dan een goed alternatief zijn, maar hoe en waar begin je?

Begin bij de inhoud

“Begin bij de inhoud van je presentatie of evenement”, zegt Sjors van den Camp, business unit manager bij Online Seminar. “Want dat is wat het meeste verandert wanneer je van een fysiek naar een virtueel evenement gaat. Waar een congres gerust een hele dag of zelf meerdere dagen kan duren, kun je natuurlijk niet verwachten dat je deelnemers acht uur lang naar een beeldscherm gaan kijken om jouw virtuele event te volgen.”

Maximaal 2,5 uur

De maximale duur voor een virtueel of digitaal evenement is 2,5 uur volgens Van den Camp. “Maar dan wel met minimaal één pauze en voldoende afwisseling tussen de verschillende onderdelen.”

Dat wordt schrappen dus. Van den Camp: “Maak je verhaal zo concreet mogelijk, ga terug naar de essentie. Wat wil je écht vertellen? Bekijk welke onderdelen en sprekers van het initiële live event je kunt behouden en wat je hier eventueel aan toe kunt voegen.”

Afwisseling

Maar je wilt niet dat er door al het schrappen slechts een droog en saai verhaal overblijft. Dit voorkom je door voldoende afwisseling aan je virtuele event toe te voegen. “Denk aan een combinatie van live presentatie vanaf locatie, sprekers die inbellen, video’s die vooraf opgenomen zijn en bijvoorbeeld een webinar. En zorg voor voldoende ‘showelementen’ zoals lekkere muziekjes en bijvoorbeeld een gave productvideo.”

Techniek moet perfect zijn

Een livestream die niet start of een video die hapert is het laatste wat je wilt, de techniek moet dus tot in de puntjes geregeld zijn. Van den Camp: “Waar je bij een fysiek event een locatiemanager hebt die zorgt dat het licht op het juiste moment aangaat en de lunch op tijd geserveerd wordt, is dat bij een virtueel event voor een groot deel de techniek. Dat moet gewoon goed werken.” Online Seminar kan de techniek bij een virtueel event van begin tot eind uit handen nemen. “We verzorgen camera, licht en geluid. Maar hebben bijvoorbeeld ook mobiele studio’s, waarmee we naar elke gewenste locatie kunnen komen voor een livestream of om een video op te nemen.”

Interactie met publiek

Een belangrijke reden om fysieke events te organiseren is het contact met je doelgroep. Je wilt horen, zien en voelen hoe het publiek op jouw product, verhaal of dienst reageert. Bij een virtueel evenement werkt dat natuurlijk anders, maar is dit nog steeds mogelijk volgens Van den Camp. “Bijvoorbeeld met een chatfunctie of door vragen aan je publiek te stellen middels een poll. Dit lijkt erg op het stemmen met een app wat je tegenwoordig veel ziet bij fysieke evenementen.”

De kans is volgens Van den Camp zelfs groot dat je tijdens je virtuele event meer vragen krijgt dan tijdens de fysieke variant: “Een digitaal gestelde vraag tijdens een virtueel event is namelijk een stuk laagdrempeliger dan live een vraag stellen voor een grote zaal.”

Nieuwe normaal?

Van den Camp verwacht niet dat virtuele events het 'nieuwe normaal’ in de evenementenbranche zullen worden. “Netwerken, het gevoel van een dagje uit en het menselijke contact is nu eenmaal niet te vervangen. Maar virtuele events kunnen ook na de coronacrisis een hele mooie aanvulling op fysieke events zijn. Virtuele events kun je natuurlijk veel efficiënter, goedkoper en daardoor vaker organiseren. Zo kun je dus vaker en langer zichtbaar zijn naast bijvoorbeeld je jaarlijkse grote en dure live evenement.”

Overweeg je ook een virtueel evenement te organiseren? Ga naar de website van Online Seminar voor meer informatie en inspiratie en om te zien wat zij voor jouw event kunnen betekenen.

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore