Hidde de Vries

We zijn onnodig lang aan het online vergaderen

11 mei 2021 10:40

Programmamaker Frans Bromet deed in 1998 onderzoek naar de ontvankelijkheid van het mobiel bellen onder Nederlanders. De reacties in zijn video deden niet vermoeden dat we nog geen paar jaar later ons hele leven volledig rondom deze nieuwe manier van communiceren hadden ingericht.

In de video uit een mevrouw terecht haar zorgen dat je gebeld kan worden als je op de fiets zit. Het duurde daarna echter nog 20 jaar voordat de autoriteiten dat gevaar ook inzagen en bellen op de fiets verboden werd. 

Ook nu weer zie je dat de autoriteiten, of in dit geval 'werkgevers', achterlopen op de risico's die nieuwe techniek met zich meebrengt. Door het thuiswerken is de toch al zorgwekkende hoeveelheid vergaderingen verder toegenomen. De vraag is alleen of die toename ook bijdraagt aan de productiviteit van de werknemers?

Werkgevers zien in het videobellen vaak een mogelijkheid om hun werknemers thuis in de gaten te houden. De digitalisering maakt het makkelijker om meer mensen uit te nodigen, wat vaak resulteert in minder betrokkenheid en nog lagere productiviteit.

Niemand wordt er wijzer van en toch maken (te) veel bedrijven er zich schuldig aan. Het gevaar van Zoombies uit zich in vermoeidheid, vergeetachtigheid en slapeloosheid en ook oogartsen slaan inmiddels alarm

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Zoveel mogelijk thuiswerken: moet daar controle op komen?

Nieuwe techniek stelt ons juist in staat om efficiënter te werken en praktischer met onze tijd om te gaan. Maar dan moet je die wel op de juiste manier inzetten. Videobellen bijvoorbeeld biedt werknemers de kans om juist niet meer te pas en te onpas beschikbaar te hoeven zijn.

Online vergaderingen kunnen worden opgenomen en later worden teruggekeken. Ze kunnen voorzien worden van ondertiteling en automatisch worden uitgeschreven. Dat maakt notuleren overbodig en het terugzoeken van zaken eenvoudiger.

Maar er gebeurt iets anders. Vergaderingen worden uit automatisme vastgesteld op een uur, mede dankzij de standaard instellingen van onze digitale agenda's. Seth Godin noemt in zijn podcast dat de lengte is ontstaan uit respect voor degene die moesten reizen om erbij te zijn. Digitaal hoef je alleen geen afstand meer te overbruggen. Bovendien kun je eenvoudig de duur van de vergadering afstemmen op de tijd die je daadwerkelijk nodig hebt.

Hoe dat beter kan? Zorg dat je van tevoren de benodigde stukken hebt doorgestuurd en dat de agenda duidelijk is. Dan weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en hoe laat hij of zij erbij moet zijn, dan wel de vergadering weer kan verlaten.

Stop sowieso met de vaste, massa-vergaderingen waarbij iedereen even mag spuien. Als dat echt nodig is, laat deelnemers hun inbreng dan zelf opnemen en rondsturen. Dan kun je aan de hand van de data ook gelijk zien naar wie er überhaupt geluisterd wordt.  

Wil je toch uitwijken naar grootschaligere vergaderingen, dan zijn er steeds meer tools als Squares. Die maken het mogelijk om complete en interactieve digitale events te organiseren. Op een laagdrempelige en sociale manier met break-outs, coffee corners en live debatten.

Tijdens een eerste kennismaking is het vaak handig om elkaar in ieder geval even te zien, maar als je elkaar al kent en je hoeft niet per sé iets te delen, plan dan NSM's (no screen meetings). Pak de telefoon en ga naar buiten.

Belangrijkste is om terug te gaan naar de essentie. Waarom plan je een vergadering in en als dat echt nodig is, hoe kun je die zo efficiënt mogelijk inzetten om je doel te bereiken? Hoe kun je de techniek daarbij voor je laten werken? Een training 'Zoom-gebruik' levert je dan ook waarschijnlijk meer op dan de gemiddelde vergadering. 

RTL Z First Nieuwsbrief

Schrijf je in voor de Z First nieuwsbrief

Wil jij elke ochtend als eerste op de hoogte zijn van wat er speelt op economisch gebied? Schrijf je dan nu in voor de Z First nieuwsbrief