Welkom bij RTL Nieuws! Hier vind je voortaan al jouw RTL Z nieuws, actuele beurskoersen, nieuwsuitzendingen en meer.

Heb je nog vragen? Check onze FAQ.

×
Jolien van de Griendt

Slack, mail, Teams: zo hou je het overzicht in de werk-chat-jungle

16 mei 2020 08:36

Sinds we met z'n allen thuiswerken, zit 'even iets aftikken bij het koffiezetapparaat' er niet meer in. De communicatie gaat ineens via tig verschillende digitale kanalen. Slack, Teams, Hangouts, Zoom-vergaderingen, appjes, mailtjes en dan zijn er ook nog mensen die je af en toe gewoon ouderwets bellen. 

Hoe hou je het overzicht?

Tijd om orde te scheppen in de chat-jungle. Ik heb drie tips voor je die ik in de afgelopen jaren zelf in mijn werk als ondernemer heb geïntegreerd, om de controle terug te krijgen.

1. Eén kanaal voor urgente zaken

Kies één kanaal voor 'dringende' dingen en communiceer dit duidelijk naar je collega's en klanten. Je kunt namelijk niet vijf kanalen constant heel goed in de gaten houden. Sterker nog, het wordt dan bijna onmogelijk om nog iets van zinnig werk gedaan te krijgen, zegt ook focus-expert Mark Tigchelaar in een van mijn lievelingsboeken over productiviteit.

Voor mij is dat 'urgente' kanaal een ouderwets telefoontje. Als je me appt, mailt of slackt kan het zijn dat ik je berichtje pas een paar uur later zie. Ik ben namelijk, nouja, aan het werk. Mails check ik bijvoorbeeld maar twee of drie keer per dag, maar kijk vooral wat bij jouw werk en communicatievoorkeur past. Het punt is dat je zelf een bewuste keuze maakt om niet álles constant bij te houden.

Of als jouw baas het voor jou heeft besloten ('we werken vanaf nu allemaal in Teams!') - prima, maar spreek dan ook echt af dat dat hét kanaal wordt. Op mails en appjes reageer je voortaan niet meer direct.

Ik dacht altijd dat het niet zoveel uitmaakt of mijn afgehandelde mails nu in mijn inbox staan of in mijn archief. Maar geloof me, het maakt echt uit.

2. Sleep elk afgehandeld bericht naar je archief

Voer 'Inbox Zero' door op alle apps. Voor je mail ken je deze strategie misschien wel. Het uitgangspunt is dat je, in plaats van met 34.293 ongelezen berichten te dealen, altijd toewerkt naar een 'lege' inbox. Daar zijn veel tutorials voor te vinden, maar je kunt heel simpel beginnen. Archiveer alles waar je geen actie meer op hoeft te ondernemen - that's all.

Ik dacht altijd dat het niet zoveel uitmaakt of mijn afgehandelde mails nu in mijn inbox staan of in mijn archief. Maar geloof me, het maakt echt uit. Je ziet namelijk in één klap of er nog 'openstaande' mailtjes zijn. Zo niet, dan is je scherm ook echt leeg.

Inbox Zero kun je ook doorvoeren op WhatsApp en andere chatapps. Gesprekken waar jij geen actie meer op hoeft te ondernemen, archiveer je. En voila, nog een app met meer rust en overzicht. Je gearchiveerde chats en mails worden overigens dus niet verwijderd en zijn ook gewoon doorzoekbaar, ze leiden je alleen niet meer onnodig af.

3. Scheid zakelijke en privé communicatie zoveel mogelijk

Bonustip voor de ondernemers en freelancers: Ik snap dat je geen zin hebt om altijd met twee telefoons rond te lopen, maar het scheiden van een zakelijk- en privénummer is een van de beste investeringen die ik heb gedaan. Tegenwoordig kan dat zelfs op één telefoon, bijvoorbeeld met esim of dual sim.

Ik vind het vooral heel fijn omdat ik mijn zakelijke en privé-whatsappjes nu kan scheiden in twee verschillende apps. Zodat je, als je je moeder wil appen, niet ook geconfronteerd wordt met 3 werkvragen die eigenlijk ook wel kunnen wachten, maar die je dan toch maar gaat beantwoorden, omdat je het nu toch al gezien hebt.

Check anders eens of je zelf verschillende communicatiekanalen kunt kiezen voor werk- en privé-berichten. Zodat je weet welke apps je wel en niet meer moet checken als je na je werkdag van de keukentafel terug naar de bank verkast. Succes!