Jolien van de Griendt

Kies maximaal 3 to do's op een dag en je wordt veel productiever

18 april 2020 09:05

Het was voor veel mensen even schrikken, dat thuiswerken. De artikelen met tips om het te overleven, vliegen je om de oren. Maar enfin, we zijn nu zo'n vier weken verder. Dat je niet de hele dag in je pyjama moet blijven zitten en structuur moet aanbrengen in je dag om het vol te houden, dat weten jullie inmiddels ook. Tijd voor een volgende stap: hoe ben je ook nog enigszins productief en sluit je de dag met een voldaan gevoel af?

Zelf heb ik als ondernemer de afgelopen drie jaar heel veel thuisgewerkt. Ik weet hoe het voelt om dagen te hebben die aan elkaar hangen van belafspraken en videocalls. Ik ken de aantrekkingskracht van plotselinge, werkontwijkende opruimwoede. Gelukkig ben ik inmiddels tot een solide workflow gekomen, die ik graag met jullie deel. Zodat al dat verplichte thuiswerken misschien per ongeluk zelfs fijn wordt.

Een van mijn grootste valkuilen was deze: ik was de hele dag volle bak vlammen, uren aan een stuk echt hard aan het werk. Maar aan het einde van de dag had ik geen flauw idee wat ik nu eigenlijk echt had gedaan. Herkenbaar?

Een gemiddelde werkdag was voor mij een wervelwind van to do's, mails en telefoontjes beantwoorden, teamoverleg, een artikel afschrijven, dingen uitzoeken, brandjes blussen. Hoe zorgvuldig ik alle verplichtingen ook plande, altijd kwamen er dingen tussendoor. Het gevolg: aan het einde van de dag had ik nooit alle dingen af die ik had willen doen en waren er vaak alleen maar meer nieuwe taakjes bijgekomen.

Maar sinds een paar maanden werk ik met een nieuwe strategie, die aan dat probleem een einde heeft gemaakt: de 'Grote Drie'.

Elke dag mag ik maximaal drie to do's kiezen. Als ik die drie kan afvinken, is de dag geslaagd. Inderdaad, echt niet meer dan drie. Door jezelf minder te doen te geven, krijg je namelijk onder de streep juist veel meer gedaan. Dat werkt zo:

  • Het dwingt je om goed na te denken over welke drie dingen je de meeste prioriteit gaat geven. Pro-tip: probeer hierbij niet alleen te denken aan wat het meest urgent is, maar aan wat voor jou zelf belangrijk is. Welke dingen gaan voor de grootste positieve impact zorgen? Wat draagt het meest bij aan wat jij op lange termijn voor elkaar wil krijgen? Door slim te kiezen, heb je na het afronden van zo'n taak vaak ook écht meters gemaakt met iets wat ertoe doet.
  • Door je op maximaal drie dingen te focussen, maak je sneller een plan voor jezelf dat ook haalbaar is. Of zoals ze het in de VS zouden zeggen: "Set up a day you can win."

Zelf schrijf ik de 'Grote Drie' ook elke ochtend ergens fysiek op, zodat je echt aan het einde van dag ziet wat je voor elkaar hebt gekregen, en het niet simpelweg verdwenen is uit je to do app.

Ik hoor je denken: maar ik heb echt veel meer dingen die ik moet doen op een dag! Klopt, ik ook. Er zijn altijd meer to do's. Maar daar kun je mee aan de slag als er nog tijd is nadat je de Grote Drie hebt afgerond.

En kom je daar niet meer aan toe? Zolang je je de drie echt belangrijke dingen hebt geregeld, kun je alsnog met een tevreden gevoel naar huis. Of nouja, je huiskamer. Thuiswerk ze!