Beter werken

Ga de strijd aan met je eigen inbox

30 september 2015 14:00 Aangepast: 30 september 2015 15:43

Hoe haal je meer uit je werkdag? RTL Z deelt de beste suggesties. Aflevering 18: Hoe ga je goed om met je exploderende inbox?

Email is een fantastisch medium en je kunt er niet omheen. Sterker nog, veel werkenden kunnen zich waarschijnlijk nog amper voorstellen hoe ze in vredesnaam hun werk zouden moeten doen zonder elektronische brieven.

Helaas kleven er ook flinke nadelen aan emailgebruik. De onaflatende stroom aan berichten kan een behoorlijke afleiding zijn van je werk, zeker als een groot deel daarvan niet eens relevant is voor je. En de boel negeren is ook geen optie: een overvolle inbox zorgt ervoor dat je de belangrijke berichten niet op tijd ziet.

Email is werk
De oplossing van je problemen begint met een vaststelling: het lezen en beantwoorden van mails ís zelf ook werk. Als je het altijd als een hinderlijke afleiding ziet, moet je eerst bij jezelf te raden gaan of je überhaupt je mail wel hoeft te checken.

  • Maak tijd vrij voor mails:Als je werk het toelaat, zorg er dan voor dat je vaste tijden inplanned om je mail te lezen en bij te werken. Neem bijvoorbeeld ’s ochtends, ’s middags en aan het eind van je dienst een kwartiertje de tijd om alles bij te houden. Zo wordt je niet constant afgeleid, en zorg je er tegelijkertijd voor dat je geen achterstand oploopt.
  • Zorg ervoor dat er minder mail binnenkomt. Het klinkt zo eenvoudig, maar het scheelt een berg werk. Schrijf je uit voor nutteloze nieuwsbrieven en reclame, of wijs ze toe aan een speciaal mapje. En denk er ook eens over na om automatische berichten van social media uit te zetten. Op die manier behoud je het overzicht over belangrijke mail.
  • De mailbox versla je samen. Probeer dus zelf ook geen nutteloze mail te versturen, of veel te veel mensen in de CC te zetten. Als je collega’s dat dan ook niet meer doen, scheelt dat een hoop ellende.
  • Stel prioriteiten. Welke mails kunnen wachten en welke moeten direct beantwoord worden?  Dit kan je makkelijk organiseren door je berichten te labelen en in de juiste mapjes te zetten. Beantwoord belangrijke mail zo veel mogelijk direct of binnen een dag. Zo voorkom je dat je je inbox gaat vrezen. 

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore