Welkom bij RTL Nieuws! Hier vind je voortaan ook al jouw Bright nieuws, video's, stuff en meer.

Heb je nog vragen? Check onze FAQ.

×
Carrière

Hoe werk je een nieuwe collega in op afstand?

25 maart 2020 11:40 Aangepast: 06 april 2020 16:12
Beeld © Bright

Een groot deel van Nederland werkt thuis deze weken, en dat zou zomaar nog een poosje kunnen duren. Wat doe je dan met een nieuwe werknemer die aan de slag moet? RTL Z vroeg het aan ondernemers die in deze situatie zitten. "Het zijn echt speciale omstandigheden waarin iemand nu aan de slag gaat."

Het zijn spannende tijden voor jobhoppers: iedereen die nog voor het toeslaan van de coronacrisis een nieuwe baan heeft geaccepteerd zit in onzekerheid over zijn of haar start.

Videocalls

De nieuwe medewerker van Jesse van Doren van marketing- en eventbureau Brize begon precies in de week waarin de thuiswerkmaatregelen werden afgekondigd. "Hij heeft letterlijk twee dagen gewerkt, en toen mocht hij naar huis", lacht Van Doren.

De ondernemer lost het op met vaste videocalls in de ochtend en na de lunch. "Daarin kunnen we dingen uitleggen en doorspreken waar hij staat. Je moet vooral goed kijken in zo'n periode welke taken je iemand geeft, want je kunt er niet naast gaan zitten."

In je eentje aan de slag

Dat beaamt ook Edwin Vlieg, oprichter van online boekhoudprogramma Moneybird, die er afgelopen week een nieuwe supportmedewerker bij kreeg.

"Normaal ga je met zo iemand in een hokje zitten en alles doornemen, daarna kun je meekijken hoe het gaat. Nu moet je calls doen met uitleg, en dan moet diegene aan de slag in zijn eentje."

Ondanks dat de betreffende medewerker nog nooit had thuisgewerkt, is hij na overleg wel gewoon begonnen. "Hij krijgt nu elke paar dagen uitleg over een nieuw onderdeel waar hij mee aan de slag kan gaan.”, zegt Vlieg. 

“Het voordeel is dat wij alleen met e-mail werken, dus hij kan een antwoord bedenken op een vraag van een klant en die voorleggen aan collega's voor feedback. Zo heeft hij rustig de kans om dingen te proberen."

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

De beste apps voor videobellen met collega's

Startdatum uitstellen

Niet iedereen ziet het zitten om in deze vreemde tijd een nieuwe collega in te werken. Benny Vingerling, eigenaar van marketingbureau Afix, koos ervoor om het aannemen van een nieuwe medewerker uit te stellen.

"Niet omdat het niet kan, maar omdat het inwerkproces heel belangrijk is om goed te doen. Het is de basis voor je hele verdere carrière bij een bedrijf”, zegt hij. 

Vingerling zat al in de laatste stap van het aannemen van een nieuwe collega, maar heeft met diegene afgesproken dat op een later moment te doen. "Dan kan hij veel meer aandacht en begeleiding krijgen. We hebben de mazzel dat het bij ons niet dusdanig druk is dat we in de problemen komen, omdat er een paar klanten zijn weggevallen, dus we kunnen ons dat veroorloven. De persoon heeft zelf ook nog een baan, dus dat kan dan."

Veel onzekerheid

Bij softwarebedrijf Nmbrs zaten ze met een nog complexere situatie. Vorige week begonnen er drie nieuwe mensen, en 1 april komen er nog een paar bij. Dat zijn deels mensen die in Amsterdam zouden gaan werken, maar uit een ander land moeten komen en daar nu vast zitten.

"We merkten dat dat heel veel onzekerheid gaf", vertelt chief people manager Mariel Dommering. Daarom besteedt de employee experience specialist van het bedrijf nu extra aandacht aan de fase vóórdat mensen aan de slag gaan.

"Mensen zitten met veel vragen: kan ik wel beginnen, hoe moet ik gaan werken zonder goede laptop, is het erg als ik niet zoveel kan doen in het begin?"

Nieuwelingen hebben grote behoefte om zichzelf te bewijzen, merkt Dommering, en dat is heel lastig onder deze omstandigheden. "Ik ben veel bezig met het geruststellen van mensen: de mogelijkheid komt nog wel om jezelf te laten zien, het is niet erg als je computer niet de capaciteit heeft voor alles, en ook niet als je na 5 uur niets meer te doen hebt. Het zijn echt speciale omstandigheden waarin iemand nu aan de slag gaat." 

Simpeler werk doen

Van Doren heeft zijn nieuwe collega simpelere taken gegeven die makkelijk vanuit huis te doen zijn. De ingewikkeldere taken blijven liggen. "We zijn gaan kijken welke taken we veel voor klanten doen, waarmee hij rustig erin kan komen, zoals het instellen van een campagne of zoekmachineoptimalisatie. En als hij even niets te doen heeft, of wij zijn te druk, dan hebben we veel e-books met uitleg waarin hij zich kan verdiepen."

Bij Nmbrs, dat zonder managers werkt, is elke nieuwe medewerker gekoppeld aan een mentor - een ervaren collega die helpt bij het onder de knie krijgen van het werk. Medewerkers kunnen daarnaast hun zorgen kwijt bij een van de freelance coaches die het bedrijf inhuurt.

"Daar is nu extra contact mee, dat gaat bijvoorbeeld over stress en hoe je met de hele coronasituatie dealt. Sommige mensen zitten in hun eentje vast thuis en maken zich zorgen."

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

De RTL Z thuiswerktips: zo werk je rustig door ondanks corona

Sociale activiteiten

Slack en videobellen via Skype, Google of Zoom worden veel genoemd als de ideale tools in deze tijd, ook voor nieuwe collega's. "Toen de nieuwe medewerkers vorige week voor het eerst op Slack kwamen, werden ze overspoeld met gifjes en welkomstberichtjes. Dat was hartverwarmend", beschrijft Dommering.

"Ook bij de digitale vrijmibo werd extra aandacht aan de nieuwe mensen besteed, zodat ze even goed in beeld kwamen bij de videocall."

Het lastigste? Een digitaal alternatief vinden voor de sociale activiteiten, zegt Dommering zonder twijfel. "Normaal spreken we elkaar bij onze vaste borrel even persoonlijk, dat is heel lastig nu. Je kunt wel een videomeeting inplannen, maar dat voelt meteen als een vergadering", vertelt ze. 

"Wij doen nu elke dag een activiteit via videobellen met z'n allen, zoals een digitale bootcamp of pictionary, maar je ziet dan dat nieuwelingen daar niet in naar de voorgrond treden. Ik ben er veel over aan het nadenken hoe we dat toch kunnen organiseren, met activiteiten voor kleinere groepjes bijvoorbeeld."

Even iemands gezicht zien

Allemaal zijn ze het erover eens dat het lastig is om een nieuwe collega niet te zien tussendoor. "Normaal werp je even een blik op iemands scherm om te zien waar diegene mee bezig is en of hij vastloopt", aldus Vingerling.

Vlieg: "Je ziet toch aan iemands hoofd of het goed gaat of niet. En even iemand tegenkomen of een kopje koffie doen is veel waard."

Het is ook accepteren dat niet alles lukt op afstand. "Een stevige discussie voeren, dat kan niet vanuit huis", zegt Van Doren. "Daarvoor moet je toch echt fysiek bij elkaar zitten."

"Thuiswerken vergt een ander soort discipline dan een kantoortuin, waarin je onbewust veel meekrijgt van wat er gaande is", vult Vingerling aan. "Iemand bellen of videobellen geeft een drempel, dat is toch echt anders dan wanneer er iemand naast je zit. Daar moet je overheen stappen."

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore