Van onze partner Deloitte

Bedrijfscultuur aan de keukentafel

29 oktober 2020 04:33 Aangepast: 20 januari 2021 21:07

Wie thuis kan werken, werkt (weer) thuis. Veel bedrijven waren net voorzichtig begonnen met anderhalve meter-vergaderingen, maar nu vindt de maandagochtend-meeting weer ‘gewoon’ plaats aan de keukentafel. Achter een scherm, in je eentje. Hoe houd je dan je bedrijfscultuur in stand? Corporate antropoloog Jitske Kramer geeft tips: “Wat offline niet kan, moet je online zo menselijk mogelijk maken.”

Jitske Kramer (oprichter van HumanDimensions): “Bedrijfscultuur is de maker en breker van het succes van een bedrijf. De cultuur bepaalt of je je doelen haalt, hoe efficiënt je werkt, of je je klanten juist bedient en of je medewerkers het prettig vinden om bij het bedrijf te werken. Medewerkers vormen de cultuur en cultuur vormt medewerkers. Maar nu veel mensen al maanden thuis moeten werken, wankelen de vaste rituelen en gebruiken. Het gebrek aan persoonlijk contact heeft zijn weerslag op de manier waarop mensen met elkaar het bedrijf ‘dragen’.”

Jitske Kramer Jitske Kramer

Bestaande dynamieken worden uitvergroot

De coronacrisis heeft grote invloed op ons werkplezier, stelt Kramer. Onze routines zijn veranderd, we krijgen voortdurend nieuwe maatregelen te verwerken en we zitten ineens dag in dag uit te werken in een huiskamer die daar niet op ingericht is. “Op veel vlakken zijn we de controle kwijt, en daar worden we niet gelukkig van. Bovendien worden in deze tijd bestaande patronen en dynamieken uitvergroot. Wat in februari 2020 al vervelend was, is nu nog vervelender. Onenigheid binnen teams, moeizaam contact met je leidinggevende: nu we elkaar niet fysiek kunnen ontmoeten, wordt het er niet makkelijker op om tot elkaar te komen.”

In het begin hadden we daarom de neiging om die maandelijkse meeting of dat beoordelingsgesprek uit te stellen, merkte Kramer. “Sommige gesprekken voer je nu eenmaal liever in persoon. Maar we zullen moeten accepteren dat we het voorlopig hiermee moeten doen. Uitstellen van contactmomenten is geen optie meer, het werk gaat immers gewoon door.”

Het doel bepaalt de locatie van het werk

Kramer pleit daarom voor hybride werken: het flexibel kiezen van de locatie waar het werk plaatsvindt. Niet het beschikbare gebouw is leidend, maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiënte van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten. “Wie zegt bijvoorbeeld dat een functioneringsgesprek per sé aan tafel moet plaatsvinden? Ga eens - op anderhalve meter - samen wandelen in het bos. Of allebei in je eigen bos, terwijl je met elkaar belt. Vergaderen in klein comité kan ook in het park en solliciteren kan ook tijdens een fietstocht. Wees creatief. Er zijn ondanks de maatregelen genoeg manieren om écht contact met elkaar te maken. Dat blijft enorm belangrijk voor de cultuur en het succes van je bedrijf.”

De menselijke maat

En wat offline écht niet kan, moet je dan online zo menselijk mogelijk maken, adviseert Kramer. “Voer bijvoorbeeld aan het begin van de Zoom-meeting de koffieklets weer in, zet je mailbox en WhatsApp uit, zet altijd je camera aan en sta niet halverwege op om koffie te gaan halen - dat deed je vroeger ook niet middenin een vergadering. Houd je dat niet vol? Dan moet je kortere meetings inplannen.”

Kramer benadrukt dat je sowieso niet moet proberen om je eerdere negen-tot-vijf-ritme om te klappen naar online. “Een dag met back-to-back Zoom-meetings is intens vermoeiend. Kijk met elkaar welke communicatiekanalen en apps waarvoor geschikt zijn en zet die zo efficiënt mogelijk in. In plaats van samen een uur door een presentatie te scrollen, kun je ook de slides vooraf sturen, een filmpje met jouw toelichting opnemen en daarna een kwartiertje bellen om vragen te bespreken. Stop ook met screensharing, kijk elkaar tijdens het gesprek in de ogen.”

Nog een tip van Kramer: gooi eens het tijdstip van de meeting in de groep. “Een medewerker met kleine kinderen heeft een ander bioritme dan een alleenstaande twintiger. Misschien kan die wekelijkse check-in in plaats van om negen uur ‘s ochtends, ook om acht uur ‘s avonds? Dan kan de twintiger uitslapen en de vader rustig zijn kinderen naar school brengen. Als mensen de controle over hun planning terugkrijgen, verhoogt dat hun werkgeluk. En dat draagt weer bij aan een gezonde bedrijfscultuur.

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Strategie als kompas

Crisis of transformatie?

Door corona worden we gedwongen om keuzes te maken en nieuwe paden in te slaan. Dat is vaak lastig, maar we ontdekken ook dat sommige dingen nu eigenlijk beter of efficiënter verlopen dan eerst. We verlangen soms terug naar de tijd vóór maart, maar in januari was de wereld ook zeker niet perfect. En natuurlijk mis je thuis je aanspraak met collega’s, maar hoe leuk vond je die vergaderingen op kantoor precies?”

Als ondernemer kun je op twee manieren naar deze tijd van grote veranderingen kijken, besluit Kramer. “Je kunt het zien als een crisistijd, waar we doorheen moeten om straks weer terug te kunnen naar vroeger. Of je ziet het als een transformatietijd, waarin we onderweg zijn naar het nieuwe normaal. Bedrijven krijgen de kans om hun organisatie en hun cultuur te herijken. Pak die kans dus ook. Dit is hét moment om te behouden wat je wil behouden en los te laten waar je vanaf wil.”

Drie dimensies

Heike Dekker is director Workforce Transformation bij Deloitte. Ze adviseert bedrijven over organisatieveranderingen die nodig zijn om succesvol te blijven in een door technologie gedreven toekomst. Daarbij kijkt ze specifiek naar de impact die deze veranderingen hebben op de medewerkers.

Dekker: “De tijd waarin we leven, noemen we de vierde industriële revolutie. Technologie, kunstmatige intelligentie en robotica krijgen een steeds grotere impact op ons leven en werk. De techniek ontwikkelt zich nu exponentieel: de snelheid waarmee we ons moeten blijven aanpassen is hoger dan ooit tevoren. Corona heeft de digitalisering alleen nog maar meer versneld. Als organisaties in de toekomst succesvol willen blijven, moeten ze mee in de veranderingen.” Volgens Dekker zouden organisaties zich daarom op drie dimensies moeten ontwikkelen:

  • Work

Neem je bedrijfsprocessen onder de loep, adviseert Dekker. “Welk werk kan geautomatiseerd worden? Waar kunnen robots of systemen het werk overnemen? En wat blijft er dan over voor de mens?” Digitalisering hoeft niet automatisch een bedreiging te zijn voor mensen, zegt Dekker. “Het biedt ook ontwikkelkansen. De machine neemt het routinematige werk over, terwijl de mens meer autonomie krijgt en taken uitvoert die robots niet kunnen. Denk maar aan chatbots op de klantenservice of landbouwrobots die gewassen controleren. Mens en technologie kunnen elkaar juist versterken.”

  • Workforce

Als duidelijk is welke taken specifiek menselijk handelen vereisen, kijk je wie je daarvoor nodig hebt. Welke vaardigheden en competenties moet je als organisatie in huis hebben om je ambities te realiseren? Richt je workforce daar op in. Dekker: “Je kunt mensen in vaste dienst nemen die kerntaken uitvoeren en vaardigheden bezitten die je als bedrijf onderscheidend maken. Daarnaast kun je specifieke schaarse of niet altijd noodzakelijke vaardigheden inhuren via flexwerkers of projectmedewerkers, of taken uitbesteden via crowdsourcing. Investeer in je mensen: veerkracht en nieuwsgierigheid zijn nodig om als organisatie te kunnen blijven meebewegen met ontwikkelingen.”

  • Workplace

Net als Jitske Kramer, pleit ook Dekker voor hybride werken. Niet het gebouw, maar het doel, het type werk en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers zijn leidend voor de locatie van werk. “Nu we niet fysiek bij elkaar kunnen zijn, is het belangrijk om te focussen op verbinding binnen de organisatie. Leg je leiderschapscultuur onder de loep: is die gebaseerd op vertrouwen of controle? Geef medewerkers de ruimte om op hun eigen manier invulling te geven aan hun verantwoordelijkheden. Natuurlijk was - en is - het nieuwe werken voor iedereen even zoeken, maar toen het erop aankwam, hebben we met z’n allen laten zien dat we dit wel degelijk aankunnen.”

Heike Dekker, Deloitte Heike Dekker, Deloitte

Op donderdag 29 oktober organiseerden RTL Z en Deloitte en online seminar over dit onderwerp, Heike Dekker was één van de experts die hierbij bij aanwezig waren. Kijk het seminar hier terug.

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore

Dit is een artikel van