Ondernemen

Nieuwe datum zoeken voor mega-sportevenement, hoe doe je dat?

27 april 2020 14:03 Aangepast: 14 mei 2020 20:14
Bij de finish op de Coolsingel in Rotterdam, vorig jaar. Beeld © Novum, Dirk Hol

Door de coronacrisis kunnen veel evenementen niet doorgaan op de geplande datum. Voor sommige grote sportevenementen zoals de Marathon Rotterdam is een nieuwe datum gevonden. Hoe regel je dat?

Aan de Marathon Rotterdam doen meer dan 46.000 mensen mee, dat is inclusief andere afstanden zoals de kwart marathon en de kidsrun. Dat is bijna De Kuip vol. Door de coronacrisis kon het evenement niet doorgaan op de geplande datum van 5 april, maar relatief snel was er een nieuwe datum. Hoe regel je dat zo snel?

Er zijn in het najaar al andere evenementen gepland. Daarnaast zijn er 925.000 bezoekers, dus in totaal lopen er, inclusief alle beveiligers en verzorgers zo'n 1 miljoen mensen in je stad. Een deel daarvan komt uit Rotterdam zelf, maar een groot deel komt van buiten.

Niet het voorjaar? Dan het najaar

Eerst de marathon zelf. Marathons worden of in het voorjaar, of in het najaar gelopen. In de zomer is het te warm, begint Mario Kadiks. Hij is de topman van Golazo Nederland, dat onder meer de Marathon Rotterdam organiseert. "Als het voorjaar niet lukt, dan kijk je automatisch naar het najaar".

Rotterdam is niet de enige marathon, je kijkt dus ook wanneer andere grote internationale marathons zijn gepland. In verband met de publiciteit organiseer je het liefst niet op dezelfde dag als bijvoorbeeld de marathon van New York wordt gelopen.

Uitzendrechten

Als er andere grote sportevenementen op het programma staan dan kan dat ook botsen in verband met de buitenlandse televisierechten die zijn verkocht. De NOS zendt de Marathon Rotterdam live uit.

Als alle evenementen in het najaar worden gehouden, dan gaan sporten elkaar ook onderling beconcurreren, zegt Ellen van Langen. "Je kunt niet alles tegelijk uitzenden". Van Langen werkt bij Global Sports Communication, dat de belangen van atleten behartigt, en zij is 'meeting director' van de Shanghai Diamond League, die is verplaatst van mei naar augustus.

Mogelijk is verschuiving van de Shanghai Diamond League naar een nóg latere datum nodig. De Diamond League is een reeks van atletiekwedstrijden voor de wereldtop. Van Langen regelt het reilen en zeilen voor de editie in het Chinese Shanghai, inclusief het deelnemersveld.

Trotse lopers laten hun medaille zien van de Leiden Nightrun (5 kilometer) van 2019. Trotse lopers laten hun medaille zien van de Leiden Nightrun (5 kilometer) van 2019.

Veel concurrentie

Belangrijk is ook de nationale kalender. Leiden Marathon koos voor eind november als nieuwe datum. Laat in het seizoen dus.

"Iedereen wijkt uit naar de populaire maanden", aldus Scheffer, voorzitter van Leiden Marathon. Hij wijst op de marathon van Rotterdam, maar ook op de lokale Singelloop, die naar september is verschoven.

Een datum vóór eind oktober kon niet: te veel concurrentie en het zou te veel druk leggen op de hulpdiensten, zegt Scheffer.

Accommodatie

Er moeten ook accommodaties beschikbaar zijn waar lopers zich kunnen omkleden, zegt Kadiks. Ook moeten er voldoende hotelkamers vrij zijn voor zowel topatleten als de ruim 4000 buitenlandse deelnemers, die ook in Rotterdam lopen. Er moet dus niet ook een groot congres zijn, waardoor alle kamers al zijn uitverkocht.

Verder moet er worden bekeken of er geen wegwerkzaamheden gepland zijn. Andersom houdt de gemeente echter ook rekening met de marathon, omdat deze ook belangrijk is voor de stad Rotterdam, zegt Kadiks.

De topatleten

Rotterdam staat hoog op de lijst met snelste marathonsteden. Topatleten lopen zo'n twee marathons per jaar, daar kunnen ze dan pieken. Maar als alle grote marathons in het najaar worden gelopen, dan moet je als stad concurreren met andere marathons.

Het contingent aan toplopers is volgens Kadiks dusdanig groot dat er altijd wel een aantrekkelijk deelnemersveld staat. Rotterdam probeert andere lopers die aanvankelijk in het voorjaar zouden lopen te contracteren, aldus Kadiks.

Niet alle atleten kunnen echter nu volop trainen, zegt Van Langen. Sommige kunnen hun appartement niet uit, ze moeten het dan doen met een loopband die ze thuis hebben staan.

De Marrokaanse Rababe Arafi won vorig jaar de 1500 meter op de IAAF Diamond League Shanghai. De Marrokaanse Rababe Arafi won vorig jaar de 1500 meter op de IAAF Diamond League Shanghai.

Medailles

Wat gebeurt er eigenlijk met de medailles en de shirts die al geleverd zijn? Rotterdam had 'geluk'. Er staat meestal een datum op de medailles, maar dit jaar, bij de 40e editie, alleen een jaartal.

Dat geluk hadden ze bij de Leiden Marathon niet. Ook deze is verschoven, maar op de medailles staat wel een datum. "Het wordt een collectors item", aldus Tjeerd Scheffer, de voorzitter van Leiden Marathon.

Ook op de kleding van de vrijwilligers staat de oorspronkelijke datum van de Leiden Marathon. Weggooien zou niet duurzaam zijn en financieel zou het ook niet uit kunnen om nieuwe kleding te bestellen, zegt Scheffer.

Veel overleg

Voor het organiseren van een groot evenement moet er veel overlegd worden, legt Scheffer uit. De Leiden Marathon is minder groot dan die in Rotterdam, maar er zijn toch nog zo'n 15.000 deelnemers, inclusief onder meer de halve marathon en de nightrun.

Met de komst van een nieuwe datum, moest er opnieuw overlegd worden. Het belangrijkst is dat je een vergunning krijgt. Daar gaat de burgemeester over. De Leiden Marathon loopt door vijf gemeenten. De burgemeester van de grootste, Leiden in dit geval, overlegt namens alle gemeenten met de organisatie.

De marathon in Leiden gaat ook over provinciale wegen. Er moet dus ook met de provincie worden overlegd over de datum en uiteraard het parcours, ook in verband met werkzaamheden.

Hulpdiensten

De burgemeester laat het advies van de hulpdiensten zwaar meewegen, aldus Scheffer. Zo moet de brandweer overal bij kunnen en de politie kijkt naar de veiligheid en helpt vaak met het afzetten van wegen.

Dan heb je ook de medische kant. Daarbij gaat het om onder meer mensen van het Rode Kruis die langs het parcours staan bij verzorgingsposten. Belangrijker nog is het gebied rond de finish, vertelt Scheffer. Daar staan verpleegkundigen, ambulancebroeders en artsen.

Er is zelfs een ziekenhuisje gebouwd, met tussen de 8 en 12 bedden met allerlei apparatuur om oververhitte lopers af te koelen (normaal is de Leiden Marathon begin mei en dan kan het warm zijn) of eventueel te reanimeren.

Lopers gaan over de Erasmusbrug, na de start van de Marathon Rotterdam in 2019. Lopers gaan over de Erasmusbrug, na de start van de Marathon Rotterdam in 2019.

Sponsors

De sponsors haakten gelukkig niet af in Leiden, Rotterdam en Shanghai. Dat is niet vanzelfsprekend, weet Van Langen. Zij communiceert continu met de sponsors van de Shanghai Diamond League.

Kleine bedrijven lijken vaak flexibeler dan grote concerns, maar hebben zeker net zo vaak of zelfs vaker moeite om omzetverlies op te vangen, zegt zij. Grote concerns nemen soms echter sneller grote maatregelen over de hele linie, terwijl kleinere bedrijven meer kijken naar wat wel of niet kan, aldus Van Langen.

Andere datum of annuleren?

Waarom is er eigenlijk besloten om een andere datum te zoeken in plaats van de editie van 2020 over te slaan en in 2021 verder te gaan? "Wij hebben wat vet op de botten", aldus Scheffer.

"Maar je hebt al veel kosten gemaakt die dan verloren gaan. Dus als je het je financieel niet kunt veroorloven om volgend jaar opnieuw te beginnen, loop je de kans dat het evenement helemaal moet stoppen", zegt hij.

Er zit ook nog een morele kant aan, vindt Scheffer. "Je wilt wat leveren voor wat de lopers hebben betaald, zekere bij de 30e keer, de jubileumeditie."

Altijd weten wat er speelt?
Download de gratis RTL Nieuws-app en blijf op de hoogte.

Playstore Appstore

Dit is een artikel van