Heb je de pushnotificaties van je mail aan staan? Misschien wil je die liever uitzetten na het lezen van dit Britse onderzoek. Daaruit blijkt: e-mail is echt ontzettend ongezond.
De Britse psychologen van het Future Work Center hebben er weinig goeds over te zeggen, e-mail. "E-mail kan een waardevolle communicatietool zijn, maar het is duidelijk dat het vooral een bron van stress en frustratie is voor veel mensen", verklaart hoofdonderzoeker Richard MacKinnon tegenover The Telegraph.
Het onderzoek dat MacKinnon en zijn collega's uitvoerden, laat zien dat de combinatie van ons mailgedrag, de emotionele reactie die we erbij hebben bij en de druk die we voelen over het beantwoorden ervan, samen een giftige combinatie vormen. Mensen raken gespannen door de continue stroom aan berichten die binnenkomt, en de stress die ze voelen om die mails (snel) te beantwoorden. En daar lijdt onze productiviteit en gezondheid onder, zowel tijdens als na werktijd.
300 ongelezen mails
Kim Spinder, die organisaties helpt om beter met mail om te gaan en die zelf geen e-mail heeft, herkent de resultaten van het onderzoek goed. "E-mail is eigenlijk helemaal niet geschikt om mee samen te werken. Zeker niet met de reply-all's die je krijgt in gezamenlijke mails en de druk die we elkaar opleggen om snel te reageren. Denk eens na voor je een mailtje stuurt: kun je niet net zo goed even langslopen of bellen? Soms kost mailen je meer tijd dan even bellen."
Spinder ziet dat mail soms zelfs een vorm van status vormt, "dan scheppen mensen tegen elkaar op dat ze nog 300 ongelezen mails hebben." Haar belangrijkste tip: "Mail zelf is het probleem niet, wel hoe je het gebruikt. Hoe minder mails te verstuurt, hoe minder je ook terugkrijgt. Je moet er samen goede afspraken over maken: moet echt altijd iedereen in de cc worden meegenomen? Hoe snel snel verwacht je antwoord van elkaar? Als je van elkaar verwacht dat je binnen een kwartier antwoord op een mailtje krijgt, kun je nooit geconcentreerd werken. En hoeveel mails zijn écht nodig om onderling te sturen? Natuurlijk kun je mails naar klanten niet te lang laten liggen, maar zo'n 90 procent van alle mail komt van intern."
Notoire stalkers
Voor je het weet, ben je zo de helft van je tijd kwijt aan e-mail, weet Spinder. "Bedenk daarom voor je aan je dag begint: wat is echt belangrijk vandaag? Wat wil ik bereiken? Je bent niet aangenomen om te mailen. Doe eerste je belangrijkste taak van de dag en begin daarma pas aan je mail, om 10 of 11 uur. 's Ochtends ben je meestal op z'n scherpst." Daarnaast: bepaal voor jezelf wat een handig moment is om mail te lezen. "Vaak lezen we mails terwijl we iets anders aan het doen zijn, als we ergens naartoe lopen bijvoorbeeld. Maar dan kun je die mail niet netjes afwerken, en blijft het in je hoofd hangen. Als je je mails maar twee keer per dag leest op een tijd dat je ze meteen kunt afhandelen of op je to-do-lijst kunt zetten, dan geeft dat veel minder druk."
Nog een tip: bekijk wie je vijf notoire e-mailstalkers zijn. "Iedereen kan aanwijzen wie de mensen zijn die je het meest mailen. Ga met hen het gesprek aan, en zeg bijvoorbeeld: ik heb een goed voornemen, ik kijk vanaf nu nog maar twee keer per dag naar mijn mail. Vaak vinden anderen dat nog leuk ook, en kun je ze inspireren om hetzelfde te doen."
Pushnotificaties
De slechtste gewoontes volgens de Britse onderzoekers, is de pushnotificatie aanzetten voor je mail, waardoor je de hele dag bezig bent met mails lezen. Je voelt dan altijd de druk om er iets mee te doen, en dat geldt vooral voor jonge mensen, en mensen die in de it, marketing, pr, internet en mediawereld werken. In die beroepen is een mailbox met meer dan 50 nieuwe berichten per dag niet vreemd. Ook je mail lezen zodra je wakker wordt, en als laatste actie voor je gaat slapen, wordt om die reden sterk afgeraden.
Voor samenwerken kun je bovendien handigere tools gebruiken dan een mailprogramma, zegt Spinder. "Denk aan Trello of Wunderlist voor actielijsten waar je samen aan werkt, dat scheelt veel mailtjes. En Slack is bijvoorbeeld fijn voor kleine teams om met elkaar te overleggen."
Ontsnappen aan cultuur
De onderzoekers geven ook een paar suggesties. Zo zou je je mailbox pas moeten openen als je daar een goede reden voor hebt, en daarna ook weer moeten 'sluiten'. Vergeet ook niet: als er écht iets urgents speelt, dan wordt je wel gebeld.
En als je helemaal cold turkey wilt gaan: stop eens een week met mail, of beperk je mailgedrag sterk, raadt Spinder aan. "Je houdt zoveel tijd over. Door te ontsnappen aan de huidige mailcultuur krijg je de regie over je werk weer terug."
