Menu Zoeken Mijn RTL Nieuws

25 oktober 2017 15:01

Ambtenaren chagrijnig door flexplekken, overheid start onderzoek

De klachten van ambtenaren van het ministerie van Buitenlandse Zaken over het tekort aan werkplekken zijn zo hevig, dat er een onderzoek komt. De diplomaten zijn sinds de zomer gehuisvest in de nieuwbouw aan de Haagse Rijnstraat.

Het ontstaan van het tekort aan werkplekken is een gevolg van bezuinigingen bij de rijksoverheid, ingezet door het kabinet Rutte I. Omdat er minder ambtenaren zouden zijn, konden ministeries ook wel met minder ruimte uit de voeten. 

In alle nieuwbouw en gerenoveerde panden van de overheid geldt sindsdien dat er 0,7 bureau per ambtenaar beschikbaar is om te zorgen dat een bureau nooit leeg is. Dat levert een jaarlijkse besparing van 136 miljoen euro aan huisvestingskosten op. 

Samenvoegen ministeries

De ministeries van Volksgezondheid en Sociale Zaken werden al samengevoegd, en het ministerie van Binnenlandse Zaken is tegenwoordig ingetrokken bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.


Het nieuwe gebouw aan de Haagse Rijnstraat. (Foto: BAM)

En afgelopen zomer verhuisde Buitenlandse Zaken naar het nieuwe pand van het ministerie van Infrastructuur en Milieu aam de Rijnstraat in Den Haag. Het werd gebouwd door Bam. Kosten: 267 miljoen euro

Klachten

Er werken zo'n 6300 ambtenaren, van beide ministeries en van vreemdelingendiensten IND, COA en DT &V. Er zijn 3300 bureau's en 2200 overlegplekken die als een half bureau worden meegeteld. 

Blijkbaar zijn dat toch echt te weinig plekken. De ambtenaren klagen flink, blijkt uit een enquête die in de zomer werd gehouden onder personeel van Buitenlandse Zaken. Van de ondervraagden vindt 61 procent het aantal plekken te weinig en kan ruim een derde soms geen plek vinden. Daarnaast mist ruim 80 procent contact met collega's, blijkt uit de enquête in handen van RTL Z. 


De belangrijkste uitkomsten uit de interne enquête die deze zomer werd gehouden onder medewerkers van Buitenlandse Zaken. (Beeld: RTL Z)

'Hoort bij het gewenningsproces'

Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken, verantwoordelijk voor het Rijksvastgoedbedrijf dat de gebouwen beheert, zijn de klachten gehoord. "We nemen ze serieus, maar het heeft ook te maken met het gewenningsproces aan de nieuwe situatie", zegt een woordvoerder van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

"Het zijn vooral mensen van Buitenlandse Zaken die klagen. Zij hadden een eigen pand, dichtbij het station, met een eigen werkplek", aldus de woordvoerder. Er komt in december een onderzoek om het probleem goed in beeld te brengen, zegt hij.


Binnen bij Rijnstraat 8. (Foto: BAM)

Floorwalker en koffie per app bestellen

Er zijn ook al maatregelen getroffen om ambtenaren te laten wennen. Zo worden er 'floorwalkers' ingezet om mensen de weg te wijzen in het gebouw en te helpen in de drukke fietsenstalling. Daarnaast is de app waarin beschikbare werkplekken staan verbeterd en komt er een app waarmee ambtenaren vanaf hun werkplek koffie kunnen bestellen om wachtrijen te voorkomen. 

"Het is vooral een kwestie van afspraken maken", legt de woordvoerder van Binnenlandse Zaken uit. Op zijn eigen ministerie wordt bijvoorbeeld gewerkt met een soort parkeerkaart: "Ben je langer dan twee uur weg van je bureau, dan mag een ander er gaan zitten."

Ook moeten ambtenaren een plek kiezen die past bij hun agenda. "Moet je heel geconcentreerd werken, dan neem je een kantoor voor twee. Maar heb je een dag vol vergaderingen, dan kies je voor een plek in de kantoortuin", vertelt hij over de oplossingen op zijn ministerie. 

De floorwalkers zijn studenten. (Video: MijnStudent)

'Je kent je collega naast je niet'

De klachten van zijn collega's bij Buitenlandse Zaken zijn zeer herkenbaar voor Paul Schulpen, ambtenaar op het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Met lede ogen ziet hij hoe collega's worstelen met het flexplekbeleid van de rijksoverheid. "Het maakt de samenhang stuk, want je kent de collega naast je niet", vertelt hij vanuit huis.

Schulpen schreef een vlammende brief naar de Volkskrant, die onlangs een verhaal publiceerde over problemen die het flexplekbeleid bij ministeries veroorzaakt. Hoewel Schulpen zelf wel een eigen plek heeft, is hij fel tegenstander van flexplekken op kantoor. Hij ziet bijna elke dag hoe het misgaat. 

"Als je na acht uur op kantoor bent, kun je het wel vergeten om op je eigen plek te gaan zitten", hoort Schulpen van collega's. En daarna beginnen de irritaties pas: "Het bureau schoonmaken, inclusief toetsenbord, je spullen versjouwen en de stoel opnieuw instellen." En last but not least: een fotolijstje met geliefden op het bureau behoort tot het verleden.

Vechten om een werkplek

Omdat je iedere dag naast een andere collega zit, stel je jezelf op een gegeven moment überhaupt niet meer voor, hoort hij van zijn collega's. "Als baas moet je zorgen voor een betrokken team, alleen dan zetten zij een extra stapje voor het bedrijf." 

Het vechten om een werkplek en die iedere dag opnieuw inrichten, kost het heel wat fte's aan verloren arbeidstijd, denkt Schulpen. 

Ook op zijn ministerie hoort hij klachten over dossiers die kwijt zijn geraakt omdat alles is gedigitaliseerd. Buitenlandspecialist Co Colijn van instituut Clingendael zegt tegen de Volkskrant dat sommige diplomaten journalisten opbellen voor de laatste versies van een rapport. Reden: op het ministerie zijn ze niet meer te vinden. 


De ministeries van Volksgezondheid, Veiligheid en Justitie, Binnenlandse Zaken en Onderwijs rechts op de foto. (Beeld: ANP)

Schulpen heeft zelf wel een eigen kamer op de begane grond onder de roltrap omdat hij fulltime voor de personeelsvereniging van het ministerie werkt. Vanuit die functie hoort hij ook goed wat er binnen het bedrijf leeft.

Hij heeft wel moeten vechten voor die eigen kamer, maar nadat hij een tijdje geflext heeft, moest zijn baas toch erkennen dat een eigen kamer essentieel was om zijn werk goed uit te voeren, iets waar Schulpen 'heel dankbaar' voor is.

Bestraffende toespraak?

Hij is wel benieuwd hoe er op het ministerie op zijn ingezonden brief gereageerd zal worden. "Hopelijk heb ik morgen nog een werkplek, ik denk dat er wel een bestraffende toespraak komt", besluit hij. Van collega's krijgt hij al wel steunbetuigingen, ook van ambtenaren van inspectiedienst IGZ. 

Vaste plekken in open ruimte het best

De duurste oplossing, maar de beste manier om een kantoor in te richten is een open ruimte met vaste werkplekken. Dat blijkt uit de jaarlijkse monitor naar arbeidsomstandigheden gedaan door Kenniscentrum Center for People and Buildings(CfPB).

Zij raden bedrijven aan om goed na te denken voor ze overstappen op flexibele werkplekken: uit hun onderzoek blijkt dat dit soort plekken het laagst scoren op arbeidsproductiviteit, voor zowel individuele werknemers als in teamverband.

Kantoren met flexibele werkplekken scoren weliswaar het best qua architectuur, licht, sfeer en uitstraling, maar matig als het gaat om hoe handig het is om er te werken.

Traditionele kantoren mogen dan weliswaar saai zijn, maar het is er wel makkelijker voor werknemers om zich te concentreren en spullen te bewaren. Een mix tussen de twee vormen is volgens de onderzoekers het beste, maar ook een dure oplossing. 

Uit hun onderzoek blijkt verder dat een open kantoor helemaal niet fijner is voor het contact tussen collega's, vermoedelijk omdat men niet even gezellig met een collega gaat kletsen uit angst om anderen te storen. Een ander oorzaak is dat samenwerken minder makkelijk gaat als mensen niet bij elkaar zitten. 

Topnieuws